إنجاز جميع المهام المطلوبة ضمن نطاق الدور والمسؤوليات الوظيفية بدقة وكفاءة عالية، والمبادرة بتنفيذ مهام إضافية تتجاوز الدور الوظيفي.
الحصول على تقييم "ممتاز" في التقييم السنوي لآخر (7) سنوات متتالية بفضل الله تعالى.
الحصول على جائزة "العطاء الاستثنائي" في الملتقى السنوي لقطاع شؤون الطلاب 2025 ، وعلى شهادة تقدير من نائب رئيس الجامعة لشؤون الطلاب.
المساهمة في رفع كفاءة وإنجاز فريق العمل بشكل كبير من خلال تطوير منهجية العمل الإداري وتوثيقه في قسم الكتب الجامعية وإدارة الخدمات الطلابية عبر استخدام منصة Microsoft Loop.
تدريب موظفي القسم والإدارة وممثلي الأقسام الأخرى على استخدام منصة Microsoft Loop للتعريف بخصائصها وتطبيقاتها بشكل عملي مناسب ومنسجم مع بيئة العمل الحالية.
إنشاء قوالب احترافية على MS Loop لعرض بيانات وخدمات وخطط أقسام إدارة الخدمات الطلابية ومشاركتها مع الإدارات الأخرى.
اقتراح نظام Helpdesk 365 كحل متكامل لإدارة الدعم الفني (Ticketing System) لقسم الكتب الجامعية، والتواصل مع الشركة لطلب عرض تجريبي (Demo) للبرنامج، وكتابة تقرير المتطلبات الفنية ومقارنة بين النظام المقترح والنظام السابق (Freshdesk).
تطوير النظام المبسط لإدارة الخزائن (Lockers Service Tracker) لقسم الخدمات المساعدة في يونيو 2025، بعد الاجتماع مع فريق العمل ومناقشة التعديلات المطلوبة.
تصميم وتحسين قالب طباعة الباركود للكتب الورقية ليكون أكثر دقة وملاءمة لأنواع الطابعات المختلفة، مما ساهم في تسريع الإجراءات وتقليل الأخطاء.
العمل على العرض التقديمي الخاص بمؤتمر ميناسا ناسبا (رحلة التحول الرقمي في قسم الكتب الجامعية من خلال تطبيق مبادئ الإدارة الرشيقة) ، ثم تحويله إلى بوستر تم عرضه في الملتقى المهني لشؤون الطلاب 2025 حيث نال استحسان الكثيرين.
كتابة وتصميم تقرير إنجازات قسم الكتب الجامعية للخمس سنوات الماضية للفترة (2021-2025) والذي يوثّق التطور الكبير والإنجازات العديدة خلال هذه الفترة.
تطوير الملف التفاعلي للتقييم الذاتي للموظفين للعام 2025 لتسهيل عملية التقييم السنوي لكل من الموظف و رئيس القسم.
المساهمة في خفض تكلفة التوظيف الطلابي بنسبة تصل إلى 50% من خلال تقديم حلول عملية مبنية على تحليل بيانات خدمة الطباعة الذاتية بالتعاون مع قسم الخدمات المساعدة.
ثانياً: الإنجازات التقنية والتحليلية
تنفيذ وإطلاق مشروع Faculty Self-Service بنجاح قبل بداية فصل ربيع 2025، والذي يحتوي على العديد من المزايا والتسهيلات لطلبات الكتب الخاصة بأعضاء هيئة التدريس.
عمل تسجيل ومونتاج ونشر للأدلة الإرشادية (فيديوهات) لخدمة أعضاء الهيئة التدريسية وإضافتها للنظام الجديد.
تصميم وتطوير تقارير جديدة في نظام الكتب الجامعية لتعزيز الكفاءة وزيادة الإنتاجية ، مثل Repeaters Report وReceived Textbooks (QUBK) وتقارير المبيعات الشاملة، وغيرها.
إدخال تحسينات على التقرير المؤتمت لإعادة رسوم الكتب لطلبة المنح الدراسية والتأكد من إعادة الرسوم لطلبة المنح التي تأخر تنفيذها في فصل سابق.
الاختبار الاستباقي للتأكد من عمل جميع الخدمات، والطابعات، وأجهزة صرف التذاكر، وخدمة QPost قبل بداية صرف الكتب في كل فصل، مع اختبار واجهة API للخدمة والتنسيق مع قسم IT لإصلاح الأعطال إن وجدت.
تعديل خصائص نظام الكتب الجامعية في APEX بعد تحديثه من قبل قسم تقنية المعلومات ومتابعة إصلاح بعض المشاكل التقنية في كاونترات البيع وشاشات أعضاء هيئة التدريس.
الاختبار العميق والشامل للتأكد من عمل جميع التقارير والـIntegration مع نظام Oracle بعد ترقية نظام Banner في سبتمبر 2025.
إنشاء نظام متابعة العمل الداخلي على MS Loop لعرض مؤشرات الأداء وتحديث الإنجازات ضمن الخطة التشغيلية للقسم.
مساعدة قسم الخدمات المساعدة في اختبار النظام الجديد للخزائن وشرح طريقة استخدامه لفريق العمل.
ثالثاً: الإنجازات في التنظيم والتخطيط
الالتزام بإنجاز جميع المهام ضمن الإطار الزمني المحدد، وتسليمها مبكرًا تحسبًا لأي طارئ.
الإشراف على تجهيزات صرف الكتب للفصلين خريف 2024 وربيع 2025 والتأكد من جاهزية جميع الخدمات.
إعداد التقارير الطارئة مثل: نتائج استبيان 2025، ومبيعات كتب دار نشر جامعة قطر، والتقرير السنوي 2024–2025.
الإشراف على بعض الزملاء في تنفيذ بعض المشاريع والمتابعة لضمان الالتزام بالمواعيد المحددة.
الإشراف والمتابعة والتنسيق مع إدارة التحليل والتطوير للتخطيط وتنفيذ مشروع قياس حجم العمل وإعداد مصفوفة حجم العمل.
رابعاً: الابتكار والتحول الرقمي
ابتكار حلول فعّالة باستخدام الموارد المتاحة مثل Excel و أدوات الذكاء الاصطناعي AI Tools لتسريع الإجراءات وتحسين الأداء.
المساهمة في التحول الرقمي للقسم عبر أتمتة عدة خدمات وإجراءات أو تسهيل طريقة عملها.
تصميم وتطوير نموذج إكسيل تفاعلي وسهل الاستخدام لمساعدة الموظفين في التقييم الذاتي لأدائهم السنوي.
استغلال الذكاء الاصطناعي في تصميم العروض التقديمية والتقارير الدورية.
مساعدة الأقسام الأخرى في تطوير بعض الحلول التقنية والتقارير التفاعلية المبتكرة ، مثل : نظام تسجيل الحضور والانصراف متعدد الشفتات للطلبة ، نظام إدارة حجوزات الخزائن ، التقرير التفاعلي لقسم الخدمات المالية .. وغيرها
دراسة وتقييم استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي (AI Agents) لتحسين تجربة الطلبة في الخدمات الإلكترونية بعد حضور Webinar متخصص حول استخدامهم في التعليم العالي.
تصميم دليل استخدام لمنصة Google Notebook LM لإنشاء الأدلة الإرشادية التفاعلية.
تعلم برامج الأتمتة الآلية (Automation) للاستفادة منها في تسيير بعض أعمال القسم.
خامساً: التعلم والتطوير المهني
حضور العديد من البرامج التدريبية المتقدمة عن الذكاء الاصطناعي ، ومتابعة الدورات التعليمية في عدة مجالات على منصات LinkedIn Learning، المنتور، وUdemy لتطوير المهارات المهنية والرقمية.
نقل الخبرات والتجارب والمعلومات إلى فريق العمل والزملاء في الإدارة.
تقديم ورشة عمل عن "مهارات تنظيم المشاعر" في يونيو 2025 للزملاء في إدارة الخدمات الطلابية.
حضور Webinar حول استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي في دعم الطلبة الجامعيين.
التواصل مع العديد من مقدمي الورش لمعرفة المزيد عن المواضيع التي يمكن أن تسهم في تحسين خدمات القسم أو الإدارة، ومشاركة هذه المعلومات مع الزملاء.
حضور مؤتمر الذكاء الاصطناعي AI Summit 2025 في قطر، والتواصل مع عدة شركات للتعرف على الجديد في هذا المجال.
حضور عدة ورش عمل عن كيفية استخدام تطبيق الذكاء الاصطناعي “ Microsoft 365 Copilot" في بيئة العمل، أكتوبر 2025.
سادساً: المشاركة والمبادرات التطوعية
التطوع والمشاركة في حفل التخرج 2025 للبنين والبنات في مايو 2025.
المشاركة في ملتقى التطوير المهني والفعاليات الجامعية ذات العلاقة بالتحول الرقمي وخدمة الطالب.
إعداد وإلقاء ورش عمل داخلية لنقل المعرفة وتعزيز بيئة العمل الإيجابية.
سابعاً: التعاون والعمل الجماعي
التعاون مع فريق القسم والأقسام الأخرى في مشاريع مشتركة مثل: MS Loop، Faculty Self-Service، Walk-In Tablets، Repeater Students، Received Textbooks (QUBK)، ونظام Barcode Software الجديد.
مساعدة الأقسام الأخرى في بعض الأمور التقنية والتحسينات : نظام تسجيل الحضور والانصراف متعدد الشفتات للطلبة ، نظام إدارة حجوزات الخزائن، التقرير التفاعلي لقسم الخدمات المالية .. وغيرها
التنسيق المستمر مع قسم تقنية المعلومات لضمان استمرار عمل الأنظمة والخدمات بكفاءة.
المشاركة في اجتماعات مشتركة مع الأقسام الداعمة (الخدمات المساعدة، التحليل والتطوير، IT) لضمان سير عمل الخدمات والأنظمة بسلاسة.
تعزيز ثقافة العمل الجماعي والتعاون المبني على الاحترام والاحترافية.
🏆 إنجازات الموظف "اسماعيل محمد" للعام 2024
أولاً: الإنجازات الإدارية والتطويرية
تم بحمد الله إنجاز أكثر من 70 هدف ومهمة خلال العام الحالي بالإضافة إلى المهام الروتينية اليومية والمهام الطارئة أو المستعجلة.
الحصول على تقييم "ممتاز" في التقييم السنوي لآخر (6) سنوات متتالية بفضل الله تعالى.
تقديم مقترحات تطويرية مستمرة لتحسين إجراءات العمل وجودة الخدمات وزيادة الإنتاجية.
المساهمة الفاعلة في إنجاز العديد من المشاريع الكبيرة التي تخدم القسم والزملاء داخلياً كما تخدم الجمهور من الطلبة وأعضاء هيئة التدريس.
الابتكار المستمر وبذل الجهد واستغلال المهارات المتوفرة لدي للبحث عن أفضل الحلول والممارسات وطرق الاستفادة من الأدوات والموارد المتاحة لتحسين جودة العمل وزيادة الإنتاجية بشكل مستمر، سعياً في توفير وقت وجهود الفريق وتقليل التكلفة المطلوبة.
العمل لوقت إضافي لإنجاز المشاريع المهمة والمستعجلة مثل مقترح ميناسا ناسبا و بعض التقارير المستعجلة والعروض التقديمية الخاصة بالقسم لتقديمها للإدارة أو جهات أخرى.
البحث عن حلول بديلة لتسيير الأعمال وعدم توقفها عند حدوث مشاكل كتشغيل نظام Bartender لطباعة الباركود بحسابات مؤقتة لمدة شهرين وعدم توقف استلام الكتب بسبب هذه المشكلة، بالإضافة إلى متابعة العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لتوفير حل دائم للمشكلة.
كتابة العديد من التقارير الاحترافية (تقرير إنجازات القسم ، التقرير السنوي، .. الخ) مع استخدام الرسوم البيانية والصور والتصاميم المعبرة لتوصيل الفكرة بأفضل طريقة ممكنة.
القيام ببعض المهام العاجلة نيابة عن رئيس القسم في وقت الإجازة السنوية (رمضان- 2024)
إعداد ملف إكسل للموازنة للعام المالي 2025.
تقديم طلبات الدورات التدريبية وتعبئة نموذج الموارد البشرية عن جميع موظفي القسم.
متابعة العديد من المشاريع الكبيرة في وقت واحد والحرص على تنفيذها بإتقان وضمن الوقت المطلوب.
توفير تكلفة الاشتراك السنوي في برنامج طباعة الباركود على الجامعة (4000 ريال سنوياً ) من خلال إيجاد بديل مجاني وعملي للاستخدام مع الطابعات الجديدة.
ثانياً: الإنجازات التقنية والتحليلية
تصميم النظام والإشراف على تطوير الخدمة الذاتية لأعضاء هيئة التدريس (Faculty Self‑Service) ويشمل ذلك تصميم شاشات النظام (Tabs) وطريقة العمل وعرض البيانات الكثيرة بطرق مبسطة وتحديد المتطلبات بدقة، وتصميم شاشة الدخول ، وشاشة أعضاء هيئة التدريس ، وتصميم الإشعارات بلغة HTML واستخدام الصور والروابط لتسهيل رحلة المستخدم وتوفير جميع المعلومات التي يحتاجها بطريقة مريحة وجذابة. — تشمل الخدمة الذاتية الجديدة لأعضاء هيئة التدريس عدة إجراءات يخص بعضها : أعضاء هيئة التدريس ، رؤساء الأقسام العلمية ، موظفو قسم الكتب الجامعية .. وقد تم تصميم الخدمة بطريقة فعالة وعملية تلائم جميع المستخدمين وأصحاب المصلحة.
تجهيز وتنصيب وتشغيل جميع الأجهزة اللوحية (16 جهاز) والحوامل (Stands) الخاصة بها وضمان جاهزية الاتصال والإعدادات والتطبيقات المناسبة لتشغيل نظام APEX عليها، لتحويل خدمة الطلب الذاتي للكتب الدراسية (Walk-In Service) من الكمبيوتر إلى الأجهزة اللوحية لزيادة الكفاءة وتسريع الإجراءات، بحيث أصبح من الممكن زيادة عدد المواعيد المفتوحة للطلبة. وقد حصلت الخدمة على 96% من رضا المستخدمين وعلى جائزة الإدارة الرشيقة في ملتقى شؤون الطلاب.
أتمتة إجراءات إعادة رسوم الكتب الدراسية لطلبة المنح الدراسية بالكامل لتصبح أكثر دقة وسرعة وسهولة في التنفيذ.
تشغيل طابعات الباركود الجديدة وتهيئتها والتأكد من عملها بالشكل المطلوب، بالإضافة إلى تنصيب وتشغيل النظام الجديد عليها.
تطوير وتحديث خدمة الطلب الذاتي للكتب الدراسية Walk-In Service واستخدام الأجهزة اللوحية بدل الكمبيوترات لتسريع الإجراءات على الطلبة والموظفين وتقليل وقت الانتظار على الطلبة، مما رفع من كفاءة الخدمة
تحسين وظائف وتقارير نظام APEX وإضافة تحسينات تزيد وضوح البيانات وتنبه المستخدمين (مثل الإشعارات الملونة والتنبيهات الخاصة بالطلبة المكررين).
ثالثاً: الإنجازات في التنظيم والتخطيط
أسعى دائما ً بفضل الله لتحقيق مستوى احترافي في إنجاز جميع أعمالي ، وأسعى لتطوير مهاراتي التقنية ومهاراتي في الكتابة والتصميم والبحث والتفكير وحل المشاكل بطرق متنوعة، لإنجاز الأعمال بأقصى قدر من الاحترافية والإتقان.
أقوم باتباع مباديء التفكير التصميمي عند تصميم خدمات جديدة أو تقارير أو أنظمة عمل للقسم لإنجازها بطريقة صحيحة ودقيقة وعملية، حيث تضع هذه المنهجية المستخدم كأساس عند تصميم الخدمات والمنتجات.
الإشراف على تجهيزات صرف الكتب للفصلين خريف 2023 وربيع 2024 والتأكد من جاهزية جميع الخدمات.
رابعاً: الابتكار والتحول الرقمي
إنجاز العديد من المشاريع والخدمات التي حازت على رضى الجمهور وعلى جوائز من الإدارة وقطاع شؤون الطلاب، كخدمة الكتب الإلكترونية وخدمة البريد وخدمة الطلب الذاتي وغيرها.
عمل سكريبت أتمتة لطباعة قائمة الكتب لطلبات خدمة التوصيل الجديدة وتسريعها عند الحاجة.
ابتكار وتحسين نظام الحضور والانصراف للطلبة وتطوير أكثر من إصدار منه لتحقيق أكبر استفادة وتوفير الوقت والجهد.
تحسين العديد من تقارير وخدمات نظام Apex لتوفير معلومات مهمة للمستخدمين : كتغيير ألوان الكتب المستلمة وإضافة إشعارات ملونة لتنبيه الطلبة المكررين لعدم شرائها من جديد ، وإضافة بيانات أعضاء هيئة التدريس لبعض التقارير، واقتراح تحسينات متعددة على التقارير.
المساعدة في حل العديد من المشاكل التي تحدث في عمليات وإجراءات خدمة توصيل الكتب الدراسية QPost.
خامساً: التعلم والتطوير المهني
التعلم المستمر واستخدام المعرفة والمهارات المكتسبة في تطوير وتحسين خدمات وإجراءات القسم ، ومشاركة هذه المعرفة والمهارات مع الزملاء.
تحديد مشاكل وتحديات العمل المختلفة التي تواجهني وتواجه زملائي في العمل وأحاول فهم أسبابها وأبعادها وتأثيراتها، وأعمل على إيجاد الحلول بطرق مبتكرة وفعّالة.
أسعى دائما ً لتطوير معارفي وخبراتي ومهاراتي بشكل مستمر عبر حضور الدورات ومشاهدة الفيديوهات التعليمية والبحث عن حلول مبتكرة للمشاكل والتحديات اليومية التي تواجه القسم. أمثلة:
تعلم مهارات استخدام نماذج الذكاء الاصطناعي المتطورة.
تعلم مهارات متقدمة في استخدام برنامج الإكسل (لغة برمجة الإكسل Power Query , VBA)
التسجيل في موقع المنتور التعليمي لحضور العديد من الورش التدريبية أونلاين.
سادساً: المشاركة والمبادرات التطوعية
المشاركة في ملتقى التطوير المهني والفعاليات الجامعية ذات العلاقة بالتحول الرقمي وخدمة الطالب.
مساعدة إدارة الخدمات الطلابية في البحث عن حلول لخدمات العملاء تعمل بالذكاء الاصطناعي.
سابعاً: التعاون والعمل الجماعي
تطوير نظام الحضور والانصراف للفعاليات ومشاركته مع الإدارة ليستفيد منه بقية الأقسام.
أسعى بحماس لأي تغييرات إيجابية من شأنها أن تعزز بيئة العمل وتحسن من إجراءات وخدمات قسم الكتب الجامعية. — التنسيق المستمر مع قسم تقنية المعلومات لضمان استمرار عمل الأنظمة والخدمات بكفاءة. — المشاركة في اجتماعات مشتركة مع الأقسام الداعمة (الخدمات المساعدة، التحليل والتطوير، IT) لضمان سير عمل الخدمات والأنظمة بسلاسة. — أحرص بشكل كبير على توثيق الأعمال التي أقوم بها بشكل احترافي وأن تكون تقارير متابعة العمل واضحة لمن يقرؤوها. — أحرص على إرسال نسخة من أعمالي المنجزة وتحديثاتها إلى أصحاب المصلحة (رئيس القسم والزملاء المعنيين) لتوثيقها وتسهيل متابعتها. — أقوم بنسخ الملفات المهمة في مجلدات القسم (Shared Folder, SharePoint) لسهولة الوصول إليها من أعضاء الفريق. — قبل الإجازات المجدولة أو الإجازة السنوية أقوم بتلخيص المهام المطلوب متابعتها مع إعطاء نبذة عن أهم المعلومات المطلوبة وبيانات التواصل مع الأشخاص المعنيين وأقوم بالتنسيق مع أحد أعضاء الفريق لمتابعتها والتغطية عني لحين العودة من الإجازة مع متابعة الإيميلات المهمة والضرورية أثناء الإجازة لعدم تعطيل سير العمل أو تأجيل المهام المستعجلة والضرورية. — أقوم بشكل دوري بتلخيص الأعمال المنجزة والمهام قيد العمل وتحديثاتها وإرسالها إلى رئيس القسم من خلال التقرير الدوري أو إيميلات مستقلة لتسهيل متابعتها.